รูปแบบของการนําเสนอข้อมูลด้วยวาจา

รูปแบบของการนําเสนอข้อมูลด้วยวาจา

         การนําเสนอข้อมูล เป็นการสื่อสารที่มีความ แตกต่างกันในแนวทางปฏิบัติ รูปแบบของการ นําเสนอแบ่งตามลักษณะ ขนาด และจํานวนของ ผู้ฟัง ดังนี้ 

      ๑. การนําเสนอเฉพาะกลุ่ม เป็นการนําเสนอข้อมูลต่าง ๆ ต่อผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่ได้ รับเชิญให้เข้าร่วมรับทราบข้อมูลในการนําเสนอ

      ๒. การนําเสนอในที่ประชุมชน เป็นการนําเสนอข้อมูลต่าง ๆ ที่มีผู้เข้ารับฟังเป็น    จํานวนมากอาจมี บุคคลทั่วไปเข้าร่วมฟังการนําเสนอได้และเปิดโอกาสให้ผู้ฟังได้ซักถามเพิ่มเติมได้อีกด้วย เช่น การฟัง อภิปราย การบรรยายความรู้ เป็นต้น

ลักษณะที่ดีของการนําเสนอข้อมูลด้วยวาจา 

        การนําเสนอที่ดีจะทําให้ผู้รับการนําเสนอมีความพึงพอใจ ชื่นชม และเกิดการยอมรับ ยกย่องให้เกียรติสําหรับผู้นําเสนอ จึงจะถือได้ว่าการนําเสนอได้รับผลสําเร็จตามวัตถุประสงค์ โดยทั่วไปลักษณะของการ นําเสนอข้อมูลที่ดีควรมีลักษณะ ดังนี้

      ๑. มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน กล่าวคือ มีความแน่ชัดว่าเป็นการนําเสนอเพื่ออะไร ถ้าเป็นการนําเสนอ เพื่อพิจารณา ผู้รับการนําเสนอจะทราบได้โดยทันทีว่าจะต้องพิจารณาสิ่งใด หากเป็นการนําเสนอเพื่อ ขออนุมัติ ผู้บังคับบัญชาจะทราบได้โดยไม่ต้องซักถามว่าเป็นเรื่องใด

      ๒. มีรูปแบบการนําเสนอเหมาะสม กล่าวคือ มีความเหมาะสมกับเรื่องและสถานการณ์ที่จะนําเสนอ การเรียบเรียงเชิงภาษาต้องกะทัดรัดได้ใจความ ลําดับความได้ดี ใช้ภาษาเข้าใจง่าย มีการใช้อุปกรณ์ประกอบ เช่น ตาราง แผนภูมิ แผ่นภาพ ตามความเหมาะสมเพื่อช่วยให้ผู้รับการนําเสนอพิจารณาข้อมูลได้โดยสะดวก

      ๓. มีเนื้อหาสาระดี กล่าวคือ สาระที่นําเสนอ มาทั้งหมดจะต้องมีความเที่ยงตรง ทันสมัย ถูกต้อง ครบถ้วนสมบูรณ์ตรงตามความต้องการ มีเนื้อหา ข้อมูลเพียงพอแก่การนํามาพิจารณา เป็นที่น่าเชื่อถือ และเป็นประโยชน์แก่ทุกฝ่าย

      ๔. มีข้อเสนอที่ดี กล่าวคือ เมื่อพิจารณาดูแล้ว จะเห็นได้ชัดว่าเป็นข้อเสนอที่สมเหตุสมผล ยิ่งมีการ พิจารณาเปรียบเทียบก็จะพบว่าข้อเสนอเป็นทาง เลือกที่เห็นได้ชัดเจนในข้อสรุปและข้อเสนอแนะ แนวทางปฏิบัติที่ชัดเจน เช่นนี้จึงจัดได้ว่าเป็นข้อมูลการนําเสนอที่ดีจะทําให้ผู้รับการนําเสนอที่ดี

การเตรียมการนําเสนอข้อมูลด้วยวาจา

        การนําเสนอข้อมูลจะส่งผลทั้งทางตรงและทางอ้อมต่อภาพลักษณ์ของบุค จัดการนําเสนอนั้น ๆ ได้ ฉะนั้น จะต้องปฏิบัติตามขั้นตอน โดยพิจารณาเบา บ้าง โดยอาศัยหลักการ ดังนี้

      ๑. การกําหนดจุดมุ่งหมายของการนําเสนอ ควรตั้งอยู่บนพื้นฐานของหลักการ
- ต้องมีจุดมุ่งหมายที่มีความเป็นไปได้

- ต้องคํานึงถึงผู้รับการนําเสนอเป็นหลัก

- ต้องมีจุดมุ่งหมายไม่มากเกินไปจนทําให้หลากหลายหรือคลุมเครือ

- ต้องก่อประโยชน์ทั้งต่อฝ่ายผู้นําเสนอและผู้รับการนําเสนอ

- ต้องกําหนดจุดมุ่งหมายให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เป็นอยู่

      ๒. การกำหนดโครงร่างในการนำเสนอ โครงร่างในการนำเสนอเป็นส่วนสำคัญที่จะช่วยให้การนำเสนอมีความชัดเจนสมบูรณ์ครบถ้วนตามเนื้อหาของการนำเสนอจึงควรกำหนดโครงร่างตามหลักการ ดังนี้

          ๑) กำหนดสัดส่วนของเนื้อหา ควรกำหนดสัดส่วนคิดเป็นร้อยละขององค์ประกอบในการนำเสนอ ดังนี้

- นำ (Introduction) ๑๐%
- ส่วนหน้า(Body) ๘๐%
- ส่วนสรุป(Conclusion) ๑๐%

          ๒) กําหนดลําดับเรื่องตามโครงร่างของการนําเสนอ

- เรียงตามลําดับเวลาหรือเหตุการณ์
- เรียงตามกระบวนการและขั้นตอน
- เรียงตามประเด็นกลุ่มใหญ่ตามด้วยกลุ่มย่อย

          ๓) กําหนดสาระของเนื้อหาในการนําเสนอ 

- ส่วนนำ ต้องมีการเกริ่นนําให้น่าสนใจหรือเร้าความสนใจผู้ฟัง
- ส่วนเนื้อหา ต้องกลมกลืนสอดคล้องกับส่วนนําที่เปิดเรื่องไว้
- ส่วนสรุป ต้องก่อให้เกิดความประทับใจหรือจับใจผู้ฟัง

      ๓. การจัดทําโครงร่างการนําเสนอ การจัดทําโครงร่างการนําเสนอจะต้องคํานึงถึงหลักการและวัตถุประสงค์เฉพาะของการนําเสนอแต่ละรูปแบบ 

      ๔. การเตรียมข้อมูลเนื้อหาที่จะนําเสนอการจัดเตรียมข้อมูลเนื้อหาที่จะนําเสนอ ควรมีรายละเอียดที่ครบถ้วน คําถามหรือข้อสงสัยใด ๆ ฉะนั้น จึงควรกําหนดกรอบของเนื้อหา ดังนี้
- ควรกล่าวนําหรือที่เรียกว่า อารัมภบท เกริ่นให้รู้ว่าผู้นําเสนอเป็นใคร และนำเสนอในนามของหน่วยงานใด
- ควรบอกชื่อเรื่องทําน้ําเสนอ พร้อมด้วยวัตถุประสงค์ บอกระยะเวลาที่จะใช้ในการนำเสนอ
- ควรกล่าวถึงความเป็นมาของเรื่อง ให้รู้ว่าความเดิมก่อนที่จะนําเสนอว่ามีประวัติอย่างไร
- ควรเห็นสภาพปัญหา สาเหตุของปัญหาและตัวแปรที่สัมพันธ์เกี่ยวข้อง เช่น กฎระเบียบข้อกําหนดต่าง ๆ ข้อกฎหมาย เป็นต้น
- ควรชี้ให้เห็นทางเลือกในการแก้ปัญหา พร้อมทั้งมีการประเมินข้อดีและข้อเสียด้วย

- ควรให้ข้อเสนอแนะในการแก้ปัญหาและควรเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด

- ควรมีบทสรุปทั้งข้อเท็จจริงและข้อโต้แย้ง ที่สําคัญถ้าเป็นการนําเสนอเพื่อขออนุมัติ จะต้อง นําเสนอถึงขั้นตอนการดําเนินงานต่อไป หากได้รับการอนุมัติ

      ๕. การกําหนดลําดับข้อมูลในการนําเสนอการจัดลําดับข้อมูลในการนําเสนอต้องมีความสอดคล้องต่อเนื่องกันไป เพื่อความสมบูรณ์ของ เนื้อหาในการนําเสนอ ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างสําหรับใช้ในการลําดับข้อมูลในการนําเสนอ กับบางสถานการณ์ที่ นักศึกษาควรทราบ ดังนี้

          ๑) การนําเสนอเพื่อรายงานการวิจัย

- ทักทายผู้ฟังและแนะนําตัว

- แนะนําชื่อผลงานวิจัย

- ลักษณะความเป็นมาของปัญหา

- ข้อสมมติฐานหรือสาเหตุของปัญหา

- วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูล

- วิธีการวิเคราะห์ข้อมูลและการแปลความหมาย

- สรุปสาระสําคัญที่ค้นพบ

- การอภิปรายผล

- ความคิดเห็นและข้อเสนอแนะในการประยุกต์ใช้
       
          ๒) การนําเสนอเพื่อรายงานผลการดําเนินงาน
       
- ทักทายผู้ฟังและแนะนำตัวหรือหน่วยงาน

- แนะนําชื่อโครงงานหรือโครงการ

- บอกวัตถุประสงค์

- บอกอุปสรรคและ ปัญหาที่พบ

- สรุปความสําคัญของข้อมูลที่องต่อเป้าหมายขององค์กร

          ๓) การนําเสนอแนวทางแก้ปัญหา

- ทักทายผู้ฟังและแนะนำตัว
- บอกวัตถุประสงค์

- บอกแนวโน้มที่จะเกิดปัญหาในอนาคต

- ชี้ให้เห็นปัจจัยที่อาจจะทําให้เกิดปัญหา

- บอกสาเหตุที่ทําให้เกิดปัญหา

- แนะแนวทาง/ วิธีการลดปัญหา

- สรุปแผนการดําเนินการและกําหนดเวลา

          ๔) การบรรยายสรุปหน่วยงาน

- ทักทายผู้ฟัง แนะนําตัวหรือหน่วยงาน

- บอกความเป็นมาของหน่วยงาน

- บรรยายภารกิจที่ได้รับมอบหมาย

- ชี้แผนงาน/โครงการที่ปฏิบัติ

- บอกความสําเร็จและปัจจัยแห่งความสําเร็จ
- สรุปปัญหา/อุปสรรคและการแก้ไข

- วางแผนงานในอนาคต

          ๕) การนําเสนอขายสินค้า

- แนะนําชื่อสินค้า

- บอกวัตถุประสงค์

- วิเคราะห์ความต้องการของผู้ฟัง

- บอกความน่าสนใจในสิ่งที่เสนอขาย

- ชี้ให้ผู้ฟังเห็นประโยชน์ที่จะได้รับ

- บอกขั้นตอนต่อไปในการดําเนินการ

          ๖) กําหนดเทคนิคและเตรียมโสตทัศนูปกรณ์

              การใช้สื่อโสตทัศนูปกรณ์ประกอบการนําเสนอมีประโยชน์อย่างยิ่ง ผู้นําเสนอควรเลือกพิจารณา ใช้สื่อให้เหมาะกับสถานการณ์ในการนําเสนอ โดยอาศัยหลักการ ดังนี้

- เลือกประเภทของสื่อให้ตรงและเหมาะสมกับเรื่องที่นําเสนอ

- สื่อที่มีข้อความควรเลือกเฉพาะข้อความที่สื่อความหมายได้ง่ายในประเด็นหลัก
- ไม่ควรใช้สื่อแทนการนําเสนอ แต่ใช้ในลักษณะของการสนับสนุนการนําเสนอ

- ใช้สื่อควรมีการจัดเตรียมให้พร้อมและฝึกซ้อมการใช้ให้คล่องแคล่ว ประโยชน์ของการใช้สื่อในการนําเสนอ มีดังนี้

- ช่วยประหยัดเวลาในการอธิบาย

- ช่วยทําให้ผู้ฟังติดตามการนําเสนอได้พร้อมกัน
       
- ช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจและเห็นภาพพจน์ของเรื่องราวได้ชัดเจนขึ้น

          ๗) การฝึกซ้อมการนําเสนอ

               การฝึกซ้อมการนําเสนอเป็นหนึ่งในขั้นตอนของการเตรียมการนําเสนอที่มีความสําคัญ ข้อควร ปฏิบัติของการฝึกซ้อม มีดังนี้

- ควรฝึกซ้อมโดยการพูดออกเสียงดัง ๆ ฝึกซ้อมการนําเสนอหน้ากระจกหรือต่อหน้าผู้อื่นเช่น ครอบครัว เพื่อน และผู้ร่วมงาน

- ควรใช้นาฬิกาช่วยจับเวลา โดยเฉพาะในกรณีที่การนําเสนอมีช่วงเวลาสั้นมาก ๆ เช่น ให้เวลานําเสนอเพียงห้านาทีเท่านั้น

- ควรจําเนื้อหาการนําเสนอให้ได้ จะได้ไม่ต้องกังวลที่จะมองดูหรืออ่านเนื้อหาในกระดานบันทึกเป็นระยะ ๆ ทําให้ขาดความมั่นใจเวลานําเสนอต่อหน้าผู้ฟัง

- ควรบันทึกภาพหรือเสียงของตนเองในขณะฝึกซ้อมไว้ วิธีนี้จะช่วยให้ทราบข้อบกพร่องแก หาวิธีการปรับปรุงแก้ไขเพื่อให้การนําเสนอมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น

ข้อดีของการฝึกซ้อมการนําเสนอ มีดังนี้
- ทําให้เกิดความมั่นใจในการนําเสนอมากยิ่งขึ้น
- ทําให้มีโอกาสได้แก้ไขข้อผิดพลาดที่พบได้ในระหว่างฝึกซ้อม
- ทําให้การนําเสนอมีความสมบูรณ์ไม่หลงลืมประเด็นสําคัญ
- ทําให้ใช้อุปกรณ์ในการนําเสนอได้ถูกต้องตามลําดับขั้นตอน
- ทำให้การนําเสนอมีโอกาสประสบความสําเร็จตามวัตถุประสงค์

การใช้ภาษาในการนําเสนอข้อมูล ควรมีลักษณะดังนี้

- ควรเป็นภาษาที่เข้าใจง่าย

- มีลักษณะเป็นภาษาพูดมากกว่าการอ่าน

- ควรใช้ภาษาที่เป็นแบบแผนในการนําเสนอ

- พูดอย่างเป็นธรรมชาติ มีชีวิตชีวา

- ใช้ถ้อยคําที่สุภาพอันแสดงให้เห็นถึงความมีมารยาท

- พยายามใช้ถ้อยคําเชื่อมโยงจากตอนหนึ่งไปสู่อีกตอนหนึ่งให้สอดคล้องกลมกลืน

บรรณานุกรม

ระพีพัฒน์ ทองจิตต์. ๒๕๕๙. การนำเสนอสารภาษาไทย. เข้าถึงได้จาก : http://namsanersan.blogspot.com/ [๒๕๖๓, มีนาคม ๒๕]

ศุภรัตน์ เทพบุรี. ๒๕๖๑. การนำเสนอข้อมูลด้วยวาจา. เข้าถึงได้จาก : https://bit.ly/3bxr9U4 [๒๕๖๓, มีนาคม ๒๖]